Nebenkostenabrechnung - Was ist zu beachten?

Die Grundlage einer jeden Betriebskostenabrechnung stellen die vertraglichen Vereinbarungen zwischen den Parteien dar. § 556 BGB normiert daher, dass die Vertragsparteien vereinbaren können, dass der Mieter die Betriebskosten trägt. Der Vermieter muss jährlich über die Vorauszahlungen der Betriebskosten abrechnen und diese Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes dem Mieter zugegangen sein. Voraussetzung ist, dass die Abrechnung den formellen gesetzlichen Anforderungen genügt. Das setzt zumindest voraus, dass der Vermieter sämtliche Mieter benennt, sowie das Mietobjekt, den Abrechnungs- und Nutzungszeitraum, die Gesamtkosten, den vertraglich vereinbarten Umlageschlüssel, die Kosten des Mieters sowie die Vorauszahlungen des Mieters und dann eventuell den Nachzahlungsbetrag oder ein bestehendes Guthaben.

Das Amtsgericht Dresden (Urteil vom 31.3.2023 – 147 C 3768/22) hat nunmehr näher bestimmt:

1. Wird in der Nebenkostenabrechnung des Vermieters für die Heizkosten nur der zu zahlende Betrag genannt, ohne dass dem Mieter die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung beigereicht wird, ist die Heizkostenabrechnung formell unwirksam. Wird dem Mieter nicht binnen Jahresfrist eine formell wirksame Heizkostenabrechnung ausgereicht, ist der Vermieter nach § 556 Absatz 3 BGB mit Nachforderungen auf die Heizkosten ausgeschlossen.
2. Erfolgt die Nebenkostenabrechnung in einem Abrechnungsschreiben über allgemeine Betriebskosten und Heizkosten und ist die Heizkostenabrechnung formell unwirksam, führt dies nicht auch zur formellen Unwirksamkeit der Abrechnung über die sonstigen Betriebskosten, zumindest dann nicht, wenn mietvertraglich getrennte Vorauszahlungen für Betriebskosten und für Heizkosten vereinbart sind und auch im Abrechnungsschreiben selbst zwischen Betriebskostenvorauszahlungen und Heizkostenvorauszahlungen differenziert wird und die Höhe der jeweiligen Kostenanteile getrennt angegeben sind, da es dann keine einheitliche Zweckbestimmung für die Leistung von Vorauszahlungen bezüglich aller Betriebskosten gibt. Insbesondere wird hierdurch auch nicht die Prüffähigkeit der Abrechnung beeinträchtigt.
3. Die Zweckbestimmung der erfolgten Vorauszahlungen einerseits auf Heizkosten, andererseits auf sonstige Betriebskosten, wird nicht nachträglich dadurch aufgehoben, dass der Vermieter bei der Abrechnung der auf den Mieter entfallenden Heizkosten und der auf ihn entfallenden sonstigen Betriebskosten aufaddiert hat und von dieser Summe den Gesamtbetrag der auf Heizkosten und auf sonstige Betriebskosten geleisteten Vorauszahlungen abgesetzt hat.