Eigentümerversammlungen: in Präsenz, hybrid oder virtuell?

Eigentümerversammlungen von Wohnungseigentumsgemeinschaften sind elementarer Bestandteil der Gemeinschaft. Sie dienen der gemeinschaftlichen Willensbildung und Entscheidungsfindung. In ihr fassen die Eigentümer die Beschlüsse, mit denen sie die gemeinschaftlichen Angelegenheiten regeln.

Für gewöhnlich finden diese in Präsenz statt (Präsenzversammlung). Das heißt, die Wohnungseigentümer werden zu einer Versammlung an einem bestimmten Ort zu einer bestimmten Zeit eingeladen. Das Wohnungseigentumsgesetz räumt den Wohnungseigentümern mittlerweile aber die Möglichkeit ein, auch auf anderem Wege zur Abhaltung einer Eigentümerversammlung zusammenzukommen.

Die Eigentümer können zum Beispiel beschließen, dass Eigentümer auch von außerhalb, mittels elektronischer Kommunikationsmittel an einer Präsenzversammlung teilnehmen können (hybride Eigentümerversammlung). Ein bestimmter Übertragungsweg ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. So ist es möglich, die virtuelle Teilnahme in Bild und Ton (via Video) oder auch die rein tonbasierte Teilnahme durch Zuschaltung per Telefon zu gestatten. Ist eine solche Online-Teilnahme durch Beschluss gestattet worden, müssen sich die Eigentümer, die auf diesem Weg teilnehmen wollen, selbst aktiv um eine Online-Teilnahme an der jeweiligen Eigentümerversammlung bemühen und die Einwahldaten beim Verwalter erfragen.

Seit dem 17.10.2024 können die Wohnungseigentümer durch Beschluss auch festlegen, dass Versammlungen (für einen Zeitraum von längstens drei Jahren) rein virtuell stattfinden (virtuelle Eigentümerversammlung). Die Versammlung finden dann ohne physische Präsenz der Eigentümer und des Verwalters an einem Ort statt. Anders als bei hybriden Versammlungen besteht dann kein Wahlrecht, ob man physisch oder virtuell teilnehmen möchte. Ein solcher Beschluss bedarf der Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen. Zudem ist die Gemeinschaft bis einschließlich 2028 trotz Beschlussfassung noch verpflichtet, einmal jährlich eine Präsenzversammlung durchführen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn hierauf einstimmig verzichtet wird.

Die größere Flexibilität, die mit diesen Möglichkeiten einhergeht, birgt aber auch Herausforderungen, insbesondere für weniger technisch versierte Eigentümer. Für die Durchführung einer hybriden oder auch rein virtuellen Eigentümerversammlung müssen außerdem bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Hierzu zählen die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben, die Sicherstellung technischer Infrastruktur oder auch die Vorgabe klarer Regeln zur Identifikation der Teilnehmer und zur Stimmabgabe.