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Eigentümerversammlung
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Handlungsspielraum bei Terminfindung nutzen
Die Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen gehört zu den wesentlichen Aufgaben eines Immobilienverwalters. Traditionell finden diese Versammlungen abends statt. Doch die Rechtsprechung bietet Immobilienverwaltern mehr Flexibilität als oft angenommen.
Der Bundesfachverband der Immobilienverwalter (BVI) betont, dass viele Verwaltungen Eigentümerversammlungen in den Abendstunden ansetzen, um berufliche Verpflichtungen der Eigentümer zu berücksichtigen. Dies erschwert jedoch die Arbeit der Immobilienverwalter und ihre Attraktivität als Arbeitgeber. Immer mehr Verwalter setzen laut BVI, der über 800 Unternehmen der Branche vertritt, Eigentümerversammlungen darum tagsüber an.
Rechtlich gibt es keine feste Anfangszeit für diese Versammlungen, Empfehlungen hingegen schon. Versammlungen sollten idealerweise so angesetzt werden, dass ortsansässige berufstätige Eigentümer daran teilnehmen können – ohne Urlaub nehmen zu müssen. Das bedeutet in der Regel, dass der Termin frühestens um 17 Uhr beginnen sollte. Dennoch sind auch frühere Uhrzeiten unter bestimmten Umständen zulässig, solange sie verkehrsüblich und zumutbar sind.
Termine tagsüber sind rechtens
Insbesondere bei umfangreichen Tagesordnungen und vielen Redebeiträgen kann es sinnvoll sein, die Versammlungen früher anzusetzen. Das Amtsgericht Oldenburg/Holstein hat beispielsweise eine Versammlung von 10:53 bis 20:20 Uhr für zulässig befunden (ZMR 2022, 843). Das Oberlandesgericht Köln akzeptierte einen Beginn um 15:00 Uhr für eine Versammlung mit über 500 Eigentümern (ZMR 2005, 77). Dies verdeutlicht, dass der zeitliche Rahmen flexibel gestaltet werden kann.
Verwalter sollten jedoch die Zustimmung der Eigentümer einholen, bevor sie einen frühen Termin festlegen. Das Amtsgericht Hamburg-Wandsbek urteilte, dass eine Versammlung um 14:00 Uhr nicht ordnungsgemäß sei, wenn Eigentümer aufgrund ihrer Berufstätigkeit nicht daran teilnehmen können und dies vorher mitgeteilt haben. Eine einvernehmliche Terminfindung ist daher entscheidend, um rechtliche Konflikte zu vermeiden.
Verwaltungen sollten Spielraum effizient nutzen
Auch Versammlungen an Wochenenden oder Feiertagen sind möglich, wobei Termine an Sonn- und Feiertagen nicht vor 11 Uhr angesetzt werden sollten. Zudem ist auf Ferienzeiten Rücksicht zu nehmen, es sei denn, es handelt sich um außerordentliche Versammlungen.
Auch wenn es keine verbindliche Anfangszeit für Eigentümerversammlungen gibt, sollten Verwalter ihren Handlungsspielraum nutzen und die Wünsche der Eigentümer berücksichtigen. Viele Eigentümer sind – bei entsprechender Ankündigung – auch offen für Termine am Vor- oder Nachmittag, da diese Versammlungen in der Regel nur einmal im Jahr stattfinden. Immobilienverwalter sollten sich dieser rechtlichen Freiheiten bewusst sein und sie im Sinne einer effizienten und konfliktfreien Verwaltung nutzen.