Kündigungsbestätigung: Tipps & Vorlagen für Vermieter

Eine Kündigungsbestätigung nach der Kündigung eines Mietvertrages stellt sowohl für Mieter als auch Vermieter die Basis für eine ungehinderte Wohnungsübergabe dar. Im besten Fall bietet sie beiden Parteien klare Orientierungspunkte für Fristen und Pflichten, die sich mit Beendigung der Miete einer Immobilie ergeben. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine ordentliche oder fristlose Kündigung handelt.

Vor allem Sie als Vermieter sind daran interessiert, dass es von der Kündigung bis zur Wohnungsübergabe keinerlei Unstimmigkeiten gibt. Vor allem Streitigkeiten vor Gericht gilt es zu vermeiden. In der Praxis ist das jedoch nicht immer der Fall.

Im Falle von Streit über die Kündigung mit einem Mieter aber auch schon als Vorsorge kann Ihnen Haus & Grund vielfach Unterstützung leisten. Durch einen Verein in Ihrer Nähe profitieren Sie von theoretischer und praktischer Hilfe sowie Erfahrungswerten zu Ihrer Sache. Dies lohnt sich für Sie auch deshalb, da schließlich die Neuvermietung oder der Verkauf Ihrer Immobilie zusätzlichen Aufwand bedeuten. Haus & Grund liefert Ihnen daher schon hier Tipps zur Kündigungsbestätigung für einen reibungslosen Ablauf sowie wichtige Inhaltspunkte ( ➤ zum Vereinsfinder )

Kündigung des Mietvertrags – Tipps für Vermieter

Zunächst einmal ist festzuhalten, dass es sich bei der Kündigung des Mietvertrags um eine einseitige Willensklärung handelt. Tatsächlich wirksam ist diese also nur dann beziehungsweise erst, wenn sie dem jeweils anderen Vertragspartner zugeht und zur Kenntnis genommen wird. Ganz entscheidend dabei ist, dass der form- und fristgerechte Eingang im Streitfall von der kündigenden Vertragspartei zu beweisen ist. Sowohl Vermieter als auch Mieter könnten also gegebenenfalls behaupten, nie eine Kündigungserklärung erhalten zu haben, was dann entsprechend zu widerlegen ist.

Der Beweispflicht zu genügen, ist für Mieter relativ einfach. In der Regel senden diese Ihre Kündigung per Einschreiben und berufen sich auf einen Zeugen für den formgerechten Inhalt des Schreibens. Für Vermieter empfiehlt es sich dagegen, wirklich sicherzugehen. So geschieht die Kündigung im Idealfall als persönliche Übergabe eines Schreibens und im selben Zuge die Unterzeichnung einer Bestätigung. So sind Sie als Vermieter rechtlich abgesichert.

Im Übrigen ist die Kündigung eines Mietverhältnisses gemäß § 568 BGB zwingend schriftlich mitzuteilen. Eine Erklärung via Telefon oder gar mündlich an der Wohnungstür genügt also keinesfalls, auch nicht im Beisein von Zeugen.

Die Kündigungsbestätigung ist keine Pflicht

In der Regel ist es so, dass der Mietvertrag durch den Mieter gekündigt wird und dieser für sich eine Kündigungsbestätigung verlangt. Tatsächlich ist die Bestätigung jedoch keine Pflicht und es gibt über ihre Form oder Frist auch keinerlei gesetzliche Regelung. Dementsprechend können weder Mieter noch Vermieter die Kündigungsbestätigung einklagen oder anderweitige einen Anspruch durchsetzen.

Dennoch eine Bestätigung an den oder die Mieter auszustellen, ist für Sie als Vermieter freilich dennoch sinnvoll und sollte möglichst schnell ausgestellt und überreicht beziehungsweise versendet werden. Das ergibt sich aus verschiedenen Gründen.

Darum ist die Kündigungsbestätigung immer sinnvoll

Für ein etwaiges Ende des Mietverhältnisses und die Modalitäten der Wohnungsübergabe ist idealerweise alles notwendige im Mietvertrag geregelt. Insbesondere gilt das in Sachen Kaution, Mängel und Schäden sowie Fristen. Doch gerade bei schon lange bestehenden Mietverträgen sind die entsprechenden Punkte mitunter nicht mehr absolut klar. Mit einer Kündigungsbestätigung können Vermieter dahingehend noch einmal Sicherheit schaffen.

Folglich ist dafür Sorge getragen, dass der Mieter die Wohnung entsprechend der Ansprüche des Vermieters übergibt und dabei keine Unstimmigkeiten oder offenen Fragen bestehen, sodass beispielsweise zum Tag der Übergabe noch Arbeiten offen sind. Derartige Verzögerungen gilt es insbesondere zu vermeiden, wenn bereits eine neue Mietpartei feststeht und deren Einzug unmittelbar bevorsteht.

In diesem Sinne dient eine Kündigungsbestätigung schließlich auch insofern als Absicherung, als dass bisherige Mieter über die Konsequenzen eventueller Verzögerungen unterrichtet werden. Hinweise auf weitere Kosten bei verspätetem Auszug sowie deren Höhe (beispielsweise eine Monatsmiete) werden mit der Unterzeichnung der Kündigungsbestätigung zur Kenntnis genommen und akzeptiert.

Was gehört in eine Kündigungsbestätigung?

Wie erwähnt, gibt es für Kündigungsbestätigungen keinerlei rechtliche Vorschriften und somit auch keine Vorgaben zur Form oder zum Inhalt. Stattdessen entscheiden die Vertragsparteien selbst darüber, worauf sie wert legen. Aus Sicht der Mieter geht es dabei freilich eher nur um die Bestätigung an sich. Für Vermieter hingegen gibt es mehr zu berücksichtigen.

Allgemein orientieren Sie sich bei Erstellung einer Kündigungsbestätigung an dem Passus des Mietvertrags, der die Beendigung des Mietverhältnisses behandelt. Das heißt, Sie achten auch darauf, dass alle im Mietvertrag genannten Personen beachtet und adressiert werden. Gegebenenfalls müssen Sie die Kündigungsbestätigung also an mehrere Adressen senden. Der genaue Inhalt ist schließlich individuell zu gestalten und hängt von Ihrer Situation ab. Grundsätzlich handelt es sich dabei um folgende Punkte:

• Datum der Kündigung sowie Eingangsdatum der Kündigung und zur Kenntnisnahme
• Genauer Zeitpunkt, zu dem das Mietverhältnis endet
• Termin für eine Besichtigung der Wohnung vor der Wohnungsübergabe
• Eventuell bereits jetzt feststehende notwendige Renovierungen
• Termin der finalen Wohnungsübergabe
• Hinweise zum Umgang mit der Mietkaution

Anhand dieser Punkte sind die nötigsten Aspekte abgedeckt. Hervorzuheben ist dabei der Termin für eine Vorbesichtigung der Wohnung vor der Übergabe. Dieser Termin sollte möglichst kurzfristig angesetzt werden, da hier alle erforderlichen Renovierungsarbeiten besprochen werden, die für die Übergabe der Wohnung notwendig sind. Idealerweise wird diese Vorbesichtigung und sämtliche getroffenen Abmachungen für beide Parteien protokolliert, ebenso wie es bei der Übergabe schließlich ein Protokoll abzuarbeiten gibt.

Überdies ist es sinnvoll, in der Kündigungsbestätigung die ausdrückliche Nichtzustimmung zu einer Fortsetzung des Mietverhältnisses zu erwähnen. Auch auf die schriftliche Ausformulierung möglicher Konsequenzen bei verspätetem Auszug sei hier noch einmal hingewiesen.

Fazit zur Kündigungsbestätigung

Die Kündigungsbestätigung kann im Zuge der Beendigung eines Mietvertrags für beide Vertragsparteien Klarheit und Orientierung für das weitere Vorgehen bieten. Obwohl weder Anspruch noch Pflicht besteht, ist sie von Mieter meist erwünscht und für Vermieter derweil aus vielerlei Gründen zu empfehlen. Im Zuge der schriftlichen Bestätigung weisen Sie den Mieter auf seine Verpflichtungen bis zur Wohnungsübergabe hin und kündigen eventuell fällige Entschädigungen an.

Haus & Grund hilft Ihnen dabei, für diese Formalität alles Wichtige zu berücksichtigen. Nicht zuletzt da keiner rechtliche Vorgaben bestehen, kann es je nach individuellem Fall eine Herausforderung sein, sich mit der Kündigungsbestätigung auch tatsächlich voll abzusichern. Unklarheiten bei lange bestehenden Mietverträgen, mehrere und getrennt lebende Vertragspartner sowie stockende Kommunikation führen möglicherweise zu Streitigkeiten, die für Sie unnötigen und zeitraubenden Aufwand bedeuten.

Durch einen Verein in Ihrer Nähe bekommen Sie von Haus & Grund die dafür nötige Unterstützung. Davon profitieren Sie insbesondere bei unvorhergesehenen Schwierigkeiten, welche gerade bei angespannten Verhältnissen zu Mietern durchaus möglich sind. Spätestens bei Rechtsstreitigkeiten kommt es dann schließlich auf eingehaltene Fristen, Beweispflichten und korrekte Formulierungen an.

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